7 Tipps wie Zeitmanagement helfen kann, Stress zu reduzieren

• Erwartungen an sich selbst überprüfen: Wenn wir zu viel von uns selbst erwarten und erkennen warum, können wir diese Ansprüche auf ein realistisches Maß begrenzen, effektiver einsetzen und liebevoller mit uns umgehen.

• Besprechungszeiten planen und Inhalte klären: Es sollte klar sein, was in welchem Meeting, in welcher Zeit und mit welchem Ziel besprochen werden sollte.
• Zeiten für Berufliches und Zeiten für Privates besser aufteilen und gegeneinander abgrenzen: Wer sich den ganzen Tag mit dem Gedanken belastet, eine bestimmte berufliche Sache noch erledigen zu müssen, ohne vorher geplant zu haben, wann der beste Zeitpunkt sein könnte, hat sie vielleicht bis zum Abend nicht erledigt. Das unzufriedene Gefühl zieht sich dann in den Feierabend hinein.
• Das gilt auch für den privaten Bereich: Gerade in der Coronakrise stehen wir bezüglich unserer körperlichen Fitness in der Regel in der Selbstverantwortung. Es gibt kein regelmäßig festgelegtes Training im Fitnessstudio zu dem wir hingehen, auch wenn wir keine Lust haben. Dann müssen wir uns auch ohne festen Termin zum Joggen oder anderen Dingen motivieren. Hier macht es Sinn, sich dafür regelmäßige Zeiten zu planen und diese auch mit Hilfe von ein wenig Selbstdisziplin einzuhalten. Sonst kämpfen wir irgendwann mit dem schlechten Gewissen.
• Von Tag zu Tag und zu Anfang eines Tages planen: Bei der Vorausplanung ist es günstig, nicht zu streng zu sein. Es demotiviert, wenn wir zwar am Anfang der Woche eine perfekte Wochenplanung haben, diese dann aber im Verlauf der Tage immer wieder umgeschmissen wird. Besser ist es also, am Anfang eines Tages jeweils neu zu planen und dabei realistisch zu bleiben. Besser nicht zu genau in der Formulierung von Uhrzeiten sein, sondern eher ein Tagessoll festlegen und sich vornehmen, gewisse Aufgaben vor der Mittagspause und andere Aufgaben nach der Mittagspause zu erledigen.
• Endzeiten festlegen: Für die bessere Balance von Beruf und Privatleben ist eine Endzeit wichtig, die dann auch verlässlich eingehalten werden sollte.
• Hilfreich sind Selbstdisziplin und das aktive Vermeiden von Ablenkungen und vielleicht auch Mut zum Nein sagen, wenn zusätzliche Aufgaben spontan anfallen.

• Selbstwahrnehmung: sie ist die Basiskompetenz für eine gute Selbstführung. Es geht um Kompetenzen wie das Erkennen und Erkunden von sich selbst im Denken, Fühlen, Wollen und Handeln.
• Selbstreflexion: Reflektieren von Denken, Fühlen, Wollen und Handeln.
• Selbstregulation: Gefühle, Gedanken und Handlungsimpulse werden reguliert, so dass sie in Bezug auf sich selbst und eine Situation stimmig sind. In diesen Bereich fällt auch die Entscheidung für eine bewusste Selbstfürsorge.
• Selbststeuerung: Gemeint sind hier Kompetenzen der a) Aufmerksamkeitssteuerung, b) Entscheidung und Willenskraft in Bezug auf ein Ziel, c) Steuerung der Kommunikation zwischen Verstand und Bauchgefühl.

• Weniger dringliche Aufgaben an Orten ablegen die gut wiederzufinden sind.
• Anderen Personen signalisieren, dass die Aufgabe zwar gesehen aber deren Erledigung für einen späteren Zeitpunkt geplant ist.
• Durchatmen und sich folgende Frage stellen: Was ist jetzt das Wesentlichste?
• Aufgaben nach Energielevel einteilen: Auch auf die Arbeitsmotivation kann sich Priorisieren positiv auswirken. So bewährt es sich, unliebsame Aufgaben die nicht zu viel Konzentration brauchen, auf eine Tageszeit zu verlegen wo wir mental oder körperlich sowieso nicht mehr hundertprozentig wach sind. Raum für kreative Arbeit oder auch kommunikative Aufgaben findet sich vielleicht am besten in einer Zeit wo wir wacher sind. Auch das ist typenabhängig.
• Viele kleine erreichbare Ziele setzen: das führt zu häufigeren Erfolgserlebnissen.
• Statt akute Brände löschen: sich auf Aktivitäten von langfristigem Wert und Nutzen konzentrieren.
• Deadlines setzen und Erfolge feiern: Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitfenstern zu erledigen macht die Aufgabenfülle übersichtlicher und hilft gegen Aufschieberitis.
• ToDo-Liste: Mehr Übersichtlichkeit bringen auch ToDo-Listen. Doch Achtung: Gut ist es, die ToDos am Beginn jeder Woche anzulegen. Nicht so gut ist es jedoch, sich diese ToDos im Vorhinein streng auf die einzelnen Tage aufzuteilen da wir bei Nichterfüllung sonst vielleicht wieder in inneren Stress geraten. In dem Falle können übrig gebliebene ToDos z.B. in die Folgewoche mitgenommen werden. Eine andere Möglichkeit ist es, sich täglich ToDos aufzuschreiben. Übrigens: Sich immer mal wieder zu vergegenwärtigen, welche ToDos bereits erfolgreich erledigt werden, stärkt die innere Zufriedenheit.
• Eisenhower-Matrix: Mit ihr kann unterschieden werden nach dringlich und wichtig. Ist etwas weder dringlich noch wichtig, wird es wegsortiert. Ist etwas dringlich und wichtig, wird es sofort erledigt. Ist es dagegen wichtig aber nicht dringlich, mache ich mir eine Kalendernotiz, damit es später erledigt wird. Vielleicht kann es noch warten. Wenn etwas dringlich aber nicht wichtig ist, dann kann ich entscheiden, dass es vielleicht jemand anderes für mich macht falls ich keine Zeit habe. Die Entscheidung, nach welchen Kriterien ich die Dringlichkeit und Wichtigkeit einstufe, ist allerdings kontext- und situationsabhängig.
• Zuerst Dinge machen, bei denen möglichst wenig Einsatz den größtmöglichen Nutzen bringt.
• Die ALPEN-Methode: Sie gehört ebenfalls zu den prominenten Zeitmanagement-Methoden. „ALPEN“ ist ein Akronym für

Spezifisch: Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.

Messbar: Woran merken wir, dass wir das Ziel erreicht haben? Was sind erste Hinweise?

Attraktiv: Wir sollten Lust haben, das Ziel umzusetzen.

Realistisch: Die Schritte zum Ziel sollten machbar sein.

Termingerecht: Die Schritte zum Ziel sollten in einem absehbaren Zeitraum geplant werden und der Termin der Zielerreichung sollte auch geplant werden und stattfinden.

Sich Zeit für das Beginnen und Beenden einer Aufgabe nehmen.

Zeit für das bewusste Atmen nehmen.

Zeit für das Nichtstun nehmen. Und sei es nur eine Minute.

Zeit für Stille.

Zeit für Basisbedürfnisse wie Pausen, Nahrung oder Bewegung.

Zeit für spontane Dinge einplanen, die auftauchen, ohne dass wir darauf Einfluss haben.

Zeit für die Freuden im Leben nehmen.

Sich Zeit geben.

Anderen bewusst Zeit schenken.

Zeit für Arbeit und Zeit für Privates bewusst trennen und dann voll da sein können.

Zeit nehmen für Gespräche.

Zeit nehmen für das Gegenüber im Gespräch. Zeit für Kontakt, Interesse, Wertschätzung und Zuhören ohne Ratschläge.

Zeit nehmen, immer wieder hinzuspüren, was man gerade braucht und dies ggf. mitteilen.