7 Tipps wie Zeitmanagement helfen kann, Stress zu reduzieren

Es mag paradox klingen: Die Woche ist sowieso schon eng getaktet, nun soll die Zeit noch stärker organisiert werden? Das hört sich nach einem starren Korsett an. Wünschen wir uns nicht, auch mal loszulassen, Pausen und ungeplante Zeit zu haben, frei atmen zu können?

Unsere Zeit zu managen, kann uns helfen, Grenzen zu setzen und gleichzeitig auch Freiräume zu schaffen. Wichtig hierbei ist es, zu überlegen, was zu uns passt. Nicht jeder ist ein Freund von Methoden. Manches lässt sich gut planen. Anderes wehrt sich gegen zu starre Rahmensetzungen.

Gestresst reagieren wir häufig dann, wenn wir das Gefühl haben, die Dinge nicht mehr unter Kontrolle zu haben oder wenn wir von den Aufgaben selbst überfordert sind. Auch mangelnde Wertschätzung oder unklare Kommunikation können dazu beitragen. An diesen Stellen ist es wichtig, ein Stück weit für sich selbst zu sorgen und ggf. auch im Team eine Klärung herbeizuführen. In jedem Fall erfordert Arbeitszeitmanagement ein Stück Selbstverantwortung. Wenn wir bewusst und achtsam mit unserer Zeit umgehen, in einer Weise die uns liegt, dann handeln wir selbstfürsorglich und selbstverantwortlich.  Für unsere Gesundheit und anderen gegenüber. 

Zeitmanagement bezieht sich auf die auch teils subjektive Organisation und Planung von Terminen und Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraumes. Das zahlt vor allem auf die Arbeitsweise des Einzelnen aber auch auf die Effektivität im Team ein. Ein geplantes Zeitmanagement hat zum Ziel, dass Arbeitszeit aber auch Lebenszeit im Allgemeinen mittels bewährter Arbeitstechniken so organisiert wird, dass sie sinnvoll genutzt werden können.

7 Tipps können hierbei hilfreich sein:

1. Ressourcen aktivieren

Wir haben viele Ressourcen. Dennoch sind sie begrenzt. Häufig haben wir sehr hohe Erwartungen an uns selbst. Das kann zu Selbstausbeutung und Burnout führen, wenn die Arbeitszeit auf Kosten von Schlaf, Ernährung, aber auch von Freizeit und dem Pflegen sozialer Kontakte geht. Dazu kommt vielleicht die Sorge um zu pflegende Angehöre und das Betreuen und Begleiten von Kindern und Jugendlichen. Die Spannung die daraus entsteht kann Kraft rauben und emotionale Konflikte bedingen. Darunter leidet dann die psychische Widerstandfähigkeit.

  • Erwartungen an sich selbst überprüfen: Wenn wir zu viel von uns selbst erwarten und erkennen warum, können wir diese Ansprüche auf ein realistisches Maß begrenzen, effektiver einsetzen und liebevoller mit uns umgehen.

Wir können uns fragen: Welche inneren Antreiber bewegen mich, immer 150 Prozent zu geben? Welche Glaubensätze stehen dahinter? Was kostet es mich, das Tempo oder das Volumen meine Aufgaben zu reduzieren, anders aufzuteilen oder mehr zu delegieren? Was gewinne ich dadurch? Welche Ressourcen werden dadurch frei? Wann ist Zeit für Arbeit, wann für Privates? Was kann ich als nächstes tun? Ein Coaching kann dabei unterstützen, diese Fragen zu klären und erste Handlungsschritte zu erarbeiten. 

2. Eigene Grenzen klären und transparent kommunizieren

  • Tempo und Volumen von Aufgaben begrenzen: Aufgaben in definierten Zeiträumen zu erledigen und sich erst dann, weiteren Aufgaben zuzuwenden, reduziert das Tempo und Volumen von Aufgaben auf ein Maß das sich gesund anfühlt. Voraussetzung ist, dass wir durch das Begrenzen von Zeit nicht dazu verleitet werden, in möglichst kurzer Zeit noch mehr Aufgaben erledigen zu wollen.

Mit den eigenen Ressourcen achtsam umzugehen, ist deshalb eine wichtige Kompetenz auch der Selbstführung. Wir sollten klar haben, was wir in welcher Zeit wirklich erledigen können, ohne dass es uns auf Dauer in eine Stressspirale führt.

  • Transparent kommunizieren: Wer von sich weiß, wieviel sie oder er in welcher Zeit erledigen kann und will und wann sie oder er außerhalb von Besprechungen ansprechbar ist, für die oder den ist es einfacher, dies selbstbewusst an das Umfeld zu kommunizieren und sich selbstbewusst abgrenzen.
  • Körpersignale als Stressbarometer: Immer wieder bewusst hinzuspüren, was einem der Körper an Signalen sendet, ist hierbei ein guter Gradmesser. In MBSR Kursen wird die Körperwahrnehmung systematisch geschult.

3. Planen

  • Besprechungszeiten planen und Inhalte klären: Es sollte klar sein, was in welchem Meeting, in welcher Zeit und mit welchem Ziel besprochen werden sollte.
  • Zeiten für Berufliches und Zeiten für Privates besser aufteilen und gegeneinander abgrenzen: Wer sich den ganzen Tag mit dem Gedanken belastet, eine bestimmte berufliche Sache noch erledigen zu müssen, ohne vorher geplant zu haben, wann der beste Zeitpunkt sein könnte, hat sie vielleicht bis zum Abend nicht erledigt. Das unzufriedene Gefühl zieht sich dann in den Feierabend hinein.
  • Das gilt auch für den privaten Bereich: Gerade in der Coronakrise stehen wir bezüglich unserer körperlichen Fitness in der Regel in der Selbstverantwortung. Es gibt kein regelmäßig festgelegtes Training im Fitnessstudio zu dem wir hingehen, auch wenn wir keine Lust haben. Dann müssen wir uns auch ohne festen Termin zum Joggen oder anderen Dingen motivieren. Hier macht es Sinn, sich dafür regelmäßige Zeiten zu planen und diese auch mit Hilfe von ein wenig Selbstdisziplin einzuhalten. Sonst kämpfen wir irgendwann mit dem schlechten Gewissen.
  • Von Tag zu Tag und zu Anfang eines Tages planen: Bei der Vorausplanung ist es günstig, nicht zu streng zu sein. Es demotiviert, wenn wir zwar am Anfang der Woche eine perfekte Wochenplanung haben, diese dann aber im Verlauf der Tage immer wieder umgeschmissen wird. Besser ist es also, am Anfang eines Tages jeweils neu zu planen und dabei realistisch zu bleiben. Besser nicht zu genau in der Formulierung von Uhrzeiten sein, sondern eher ein Tagessoll festlegen und sich vornehmen, gewisse Aufgaben vor der Mittagspause und andere Aufgaben nach der Mittagspause zu erledigen.
  • Endzeiten festlegen: Für die bessere Balance von Beruf und Privatleben ist eine Endzeit wichtig, die dann auch verlässlich eingehalten werden sollte.
  • Hilfreich sind Selbstdisziplin und das aktive Vermeiden von Ablenkungen und vielleicht auch Mut zum Nein sagen, wenn zusätzliche Aufgaben spontan anfallen.

4. Selbstorganisation, Selbstverantwortung und Selbstführung

Zeitmanagement und Selbstorganisation hängen unmittelbar zusammen. Insbesondere im Zusammenhang mit New Work ist Selbstorganisation ein populärer Begriff geworden. Hier meint es die Art und Weise wie Teams zusammenarbeiten die nicht in starren Hierarchien organisiert sind oder nicht dem Prinzip von Command und Control folgen.

Selbstorganisation basiert auf Selbstführung und Selbstverantwortung. Systeme und der einzelne Mensch steuern sich aus sich selbst heraus. Das erfordert u.a. Selbstverantwortung, Transparenz, Autonomie, verteilte Führung, Lösungsorientierung, gute Kommunikations- und Konfliktkultur, Vertrauen in andere und Vertrauen in sich und seine Fähigkeiten.

Zentral ist dabei ein gutes Zeitmanagement für effektives Arbeiten alleine und im Team.

Hier tragen ein gemeinsames Ziel und ein gemeinsamer Purpose, so dass alle in die gleiche Richtung steuern. In diesem Rahmen kann selbstverantwortlich und risikofreudig entschieden und agiert werden, so dass sich Struktur und Inhalte von Organisationen jederzeit schnell auch an die Bedingungen der VUCA-World anpassen können.

  • Sich selbst gut führen: Selbstführung ist Voraussetzung, um sich und andere gut zu führen. In diesem Zusammenhang und anlehnend am Konzept der Emotionalen Intelligenz nach Goleman kann es bedeuten, eigene Gefühle so zu handhaben, dass sie der Situation angemessen sind und in den Dienst eines Ziels gestellt werden.

Der im Konzept der Emotionalen Intelligenz verankerte „Umgang mit Beziehungen“ und das Handeln nach den Prämissen eines „Sozialen Bewusstseins“ resultieren aus folgenden Selbstführungskompetenzen:

  • Selbstwahrnehmung: sie ist die Basiskompetenz für eine gute Selbstführung. Es geht um Kompetenzen wie das Erkennen und Erkunden von sich selbst im Denken, Fühlen, Wollen und Handeln.
  • Selbstreflexion: Reflektieren von Denken, Fühlen, Wollen und Handeln.
  • Selbstregulation: Gefühle, Gedanken und Handlungsimpulse werden reguliert, so dass sie in Bezug auf sich selbst und eine Situation stimmig sind. In diesen Bereich fällt auch die Entscheidung für eine bewusste Selbstfürsorge.
  • Selbststeuerung: Gemeint sind hier Kompetenzen der a) Aufmerksamkeitssteuerung, b) Entscheidung und Willenskraft in Bezug auf ein Ziel, c) Steuerung der Kommunikation zwischen Verstand und Bauchgefühl.

5. Prioritäten setzen

Wenn wir merken, dass unser Stresspegel steigt, weil geplante Aufgaben mit spontan anfallenden Aufgaben oder Terminen kollidieren die scheinbar dringend und wichtig sind, ist es Zeit, zu priorisieren. Geht der Überblick darüber verloren, wie und wann wir die bereits geplanten anderen Aufgaben erledigen sollen, schaltet unser Körper schnell und automatisch in den sogenannten „Panikmodus“. Klar zu denken, wird dann immer schwerer.

Wie können wir Aufgaben priorisieren?:

  • Weniger dringliche Aufgaben an Orten ablegen die gut wiederzufinden sind.
  • Anderen Personen signalisieren, dass die Aufgabe zwar gesehen aber deren Erledigung für einen späteren Zeitpunkt geplant ist.
  • Durchatmen und sich folgende Frage stellen: Was ist jetzt das Wesentlichste?
  • Aufgaben nach Energielevel einteilen: Auch auf die Arbeitsmotivation kann sich Priorisieren positiv auswirken. So bewährt es sich, unliebsame Aufgaben die nicht zu viel Konzentration brauchen, auf eine Tageszeit zu verlegen wo wir mental oder körperlich sowieso nicht mehr hundertprozentig wach sind. Raum für kreative Arbeit oder auch kommunikative Aufgaben findet sich vielleicht am besten in einer Zeit wo wir wacher sind. Auch das ist typenabhängig.
  • Viele kleine erreichbare Ziele setzen: das führt zu häufigeren Erfolgserlebnissen.
  • Statt akute Brände löschen: sich auf Aktivitäten von langfristigem Wert und Nutzen konzentrieren.
  • Deadlines setzen und Erfolge feiern: Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitfenstern zu erledigen macht die Aufgabenfülle übersichtlicher und hilft gegen Aufschieberitis.
  • ToDo-Liste: Mehr Übersichtlichkeit bringen auch ToDo-Listen. Doch Achtung: Gut ist es, die ToDos am Beginn jeder Woche anzulegen. Nicht so gut ist es jedoch, sich diese ToDos im Vorhinein streng auf die einzelnen Tage aufzuteilen da wir bei Nichterfüllung sonst vielleicht wieder in inneren Stress geraten. In dem Falle können übrig gebliebene ToDos z.B. in die Folgewoche mitgenommen werden. Eine andere Möglichkeit ist es, sich täglich ToDos aufzuschreiben. Übrigens: Sich immer mal wieder zu vergegenwärtigen, welche ToDos bereits erfolgreich erledigt werden, stärkt die innere Zufriedenheit.
  • Eisenhower-Matrix: Mit ihr kann unterschieden werden nach dringlich und wichtig. Ist etwas weder dringlich noch wichtig, wird es wegsortiert. Ist etwas dringlich und wichtig, wird es sofort erledigt. Ist es dagegen wichtig aber nicht dringlich, mache ich mir eine Kalendernotiz, damit es später erledigt wird. Vielleicht kann es noch warten. Wenn etwas dringlich aber nicht wichtig ist, dann kann ich entscheiden, dass es vielleicht jemand anderes für mich macht falls ich keine Zeit habe. Die Entscheidung, nach welchen Kriterien ich die Dringlichkeit und Wichtigkeit einstufe, ist allerdings kontext- und situationsabhängig.
  • Zuerst Dinge machen, bei denen möglichst wenig Einsatz den größtmöglichen Nutzen bringt.
  • Die ALPEN-Methode: Sie gehört ebenfalls zu den prominenten Zeitmanagement-Methoden. „ALPEN“ ist ein Akronym für

Aufgaben aufschreiben

Länge einschätzen

Pufferzeit einplanen (max. 60% verplanen)

Entscheidungen priorisieren

Nachkontrollieren (was man erreicht hat)

  • Die sogenannte SMART-Methode hilft beim Formulieren von Zielen. Diese sollen realistisch und zu einem definierten Zeitraum erreichbar sein.

Spezifisch: Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.

Messbar: Woran merken wir, dass wir das Ziel erreicht haben? Was sind erste Hinweise?

Attraktiv: Wir sollten Lust haben, das Ziel umzusetzen.

Realistisch: Die Schritte zum Ziel sollten machbar sein.

Termingerecht: Die Schritte zum Ziel sollten in einem absehbaren Zeitraum geplant werden und der Termin der Zielerreichung sollte auch geplant werden und stattfinden.

6. Delegieren

Eine weitere Möglichkeit ist es, sich eines guten Netzwerks zu bedienen. Aufgaben zu delegieren und sich zu fragen, wer kann mir im Notfall oder auch in der Regel Aufgaben abnehmen?

7. Multitasking vermeiden

  • Um den Geist nicht ständig mit Planung beschäftigt zu halten, kann es helfen, sich die drei wichtigsten Aufgaben für diesen Tag zu notieren. Was wollen wir auf jeden Fall an diesem Tag erledigen? Die Notiz kann in Sichtweite ablegt werden.
  • Energieräuber abschaffen: Überlegen, was wir nicht mehr tun wollen, weil es ablenkt oder Energie raubt.
  • „Salamitaktik“: Dazu große Aufgaben in Scheiben zerlegen und sich dann ausschließlich mit je einer Scheibe beschäftigen.
  • Achtsamer Umgang mit E-mails:  Zeitblöcke einzurichten, in denen man sich für Emails Zeit nimmt bringt mehr Ruhe und Konzentration für die Inhalte. Außerhalb dieser Zeitblöcke sollten sie keine Rolle spielen. Wichtig ist, Kolleginnen und Kollegen darüber zu informieren und ein Einverständnis beim Arbeitgeber einzuholen. Zudem ist es immer ratsam, Emotionen aus Emails rauszuhalten. Sie können leicht missverstanden werden. Das Ausräumen von Missverständnissen kann wiederum Zeit kosten. Die E-Mail vor dem Absenden auf dieses Kriterium noch einmal zu prüfen, kann Zeit und Kraft sparen.
  • Sich an den bekannten Spruch erinnern: „In der Ruhe liegt die Kraft“.
  • Sich bewusst Zeit nehmen:

Zeit für Übergänge reservieren

Sich Zeit für das Beginnen und Beenden einer Aufgabe nehmen.

Zeit für das bewusste Atmen nehmen.

Zeit für das Nichtstun nehmen. Und sei es nur eine Minute.

Zeit für Stille.

Zeit für Basisbedürfnisse wie Pausen, Nahrung oder Bewegung.

Zeit für spontane Dinge einplanen, die auftauchen, ohne dass wir darauf Einfluss haben.

Zeit für die Freuden im Leben nehmen.

Sich Zeit geben.

Anderen bewusst Zeit schenken.

Zeit für Arbeit und Zeit für Privates bewusst trennen und dann voll da sein können.

Zeit nehmen für Gespräche.

Zeit nehmen für das Gegenüber im Gespräch. Zeit für Kontakt, Interesse, Wertschätzung und Zuhören ohne Ratschläge.

Zeit nehmen, immer wieder hinzuspüren, was man gerade braucht und dies ggf. mitteilen.

(c) Irene Ossa – Ossa Coaching

Trainerin für Mindful Leadership, MBSR und Systemischer Business Coach